O que é workflow

Hoje em dia o termo Workflow já está mais conhecido popular, sendo conhecido por diversas pessoas de diversas áreas (Serviço público, privado e etc.).

Exemplo de um workflow. Fonte: Wfmc

O Workflow, ou em português, fluxo de trabalho, é responsável por modelar graficamente ou detalhadamente quais são as atividades a serem executadas, os atores envolvidos em cada atividade, os prazos de execução, as condições que definem o fluxo e muito mais.

Nesse post eu vou tentar explicar brevemente o que significa algum dos termos mais empregados nessa área de gestão de processos.

Processo

Um processo é uma sequência de atividades a serem executadas no seu momento certo pelo seus devidos responsáveis.

Exemplo: Processo de Compra

Atividades: Solicitar nova compra, Orçar com diferentes fornecedores, Aprovar compra, Definir forma de pagamento e por fim, Comprar.

Dessa forma pudemos ver que uma simples compra é formada por uma série de atividades até que todo o seu processo seja concluído e a compra realizada. Cada atividade desse processo necessita ser executada por algo ou alguém. Por isso, é necessário definir o responsável para cada atividade. No caso da atividade de aprovação da compra, essa poderia ser claramente ser executada pelo gerente de área que fará uma análise financeira podendo aprovar ou não. A possível não aprovação é resultado de um fluxo condicional.

Atividade

Atividade é o que podemos chamar de trabalho. Para solicitar uma nova compra no fluxo que ilustramos acima, é necessário que alguém execute um pequeno trabalho, ou seja, descrever o que deverá ser comprado. Sendo assim, uma atividade pode ser uma tarefa simples ou até mesmo um subfluxo executado dentro de um processo pai.

Tarefa

Tarefa é uma atividade atômica que pode ser executado por um único usuário, sistema ou equipamento.

Deadline

Deadline é um termo utilizado para a determinação de prazos. Esses prazos são aplicados  as atividades para o gerenciamento do fluxo de modo a cumprir com o prazo previsto para o término do processo.

No fluxo de compra que ilustramos acima, poderíamos definir um deadline para a atividade de aprovação. Desta forma essa atividade deveria ser concluída em no máximo 2 dias. Alguns sistemas possuem mecanismos que permitem que ao estourar o deadline a atividade de aprovação seja concluída automaticamente definindo o fluxo de compra como não aprovado.

Algumas atividades de um fluxo podem ser consideradas críticas e por isso, obrigatoriamente devem possuir deadlines bem definidos.

Pool de Tarefa

Em muitos cenários a atribuição de uma atividade pode ser dada a um papel  e não necessariamente a um usuário. Um papel possui nenhum ou muitos usuários e um usuário pode possuir nenhum ou vários papeis.

Quando uma atividade está relacionada a um papel ela fica sem dono. Quando uma tarefa é gerada baseado na descrição da atividade, essa tarefa caí em um pool e fica disponível a todos os usuários de um papel. A partir do momento que o primeiro usuário de um papel assumir a tarefa, esta sairá do pool. Desta forma, pode-se imaginar diferentes cenários que podem ser solucionados utilizando o pool de tarefas.

Ferramentas BPM

Existem diversas ferramentas de BPM (business process management) no mercado utilizadas para:

  • Modelagem de fluxo (BPMN, XPDL …)
  • Execução e controle do processo (Orquestração)
  • Análise (BPA-BI)
  • Simulação
  • Documentação

A ferramenta Fusion ECM Suite, desenvolvida pela empresa Neomind, possui um módulo completo para garantir a gestão de processos de uma empresa.

Caso queira conhecer melhor as soluções da Neomind, entre em contato conosco para que possamos agendar uma visita e assim apresentarmos essa solução que tem se destacado no mercado brasileiro.

Se ainda assim ficar alguma dúvida, deixe o seu recado.

 

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